【商务英语】掌握电话技巧:打电话

2017-02-14 14:26:26   Tag:

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如果你想就公事打电话联络某人,或要与某人在线讨论生意(business matters),那就得学会打商务电话。打商务电话无论何时都应当彬彬有礼(good manners),和睦愉快(be pleasant)。你的态度可能直接影响到电话那一端的人对你的部门或公司的印象(impression),所以一定要专业。

 

打电话 Placing a Call

 

如果你想就公事打电话联络某人,或要与某人在线讨论生意(business matters),那就得学会打商务电话。打商务电话无论何时都应当彬彬有礼(good manners),和睦愉快(be pleasant)。你的态度可能直接影响到电话那一端的人对你的部门或公司的印象(impression),所以一定要专业。

 

1. 自我介绍

自我介绍不仅仅是出于礼貌(courteous),更是节省时间的要求。如果是熟人之间的电话,只用告知姓名就可以了。

— Hello. This is Susan Smith calling for Mr. O'Hara. Is he available?

您好,我是Susan Smith,我想和O'Hara先生通话。他现在方便吗?

— May I please speak to Mr. Xiao?

我能否和肖先生通话?

— I'm calling in regards to the Gilbert account.

我打电话是关于Gibert账目的事情。

— Could I please speak to someone in the Marketing department?

我能否和营销部的人通话?

— I'm Kelly Carter calling from Charleston Computers.

我是来自Charleston电脑的Kelly Carter。

— Hi, this is Kelly from Accounting.

您好,我是财务部的Kelly。

— It's Mark Mason from Edison Electronics.

我是爱迪生电子的Mark Mason。

— Hi, I'm Debbie Dickenson. I'm calling from Marblewood Estates.

你好,我是来自Marblewood房地产的Debbie Dickenson。

 

2. 确认

确认你的致电对象是否方便接听电话,如果不方便,就试着和他约一个时间再去电话。

— This is Nancy from reception. Is Mr. Martin available to take a call right now?

我是前台的Nancy。Martin先生现在方便接电话吗?

— May I please speak to Mr. Ortega? If he's not available, when would be a good time to reach him?

我可以和Ortega先生通话吗?如果他不方便的话,那什么时间能找到他?

— I'm calling for Ms. Lopez. Is she available to take my call?

我找一下Lopez女士。她现在方便接我的电话吗?

 

3. 留言

可以通过留言把你的致电目的和联系方式转给你的致电对象。有必要让记录人用他的话(in their own words)重复一下留言内容,确保信息无误。你也可以留言到对方的语音信箱(voice mail)。

— Can you please repeat back to me the message?

您可否给我重复一遍留言?

— Can I leave a message for him?

我能否留言给他?

— I can just leave a message. Can you connect me to his voice mail, please?

我只留个口信,可否请您帮我接到他的语音信箱?

 

4. 个别情况

作为秘书或助理,在你未完全掌握来电方的目的或事情的紧迫性之前,最好不要直接转给老板。

— Could you please connect me to extension 530?

请您帮我转接分机号530。

— May I please speak to Mr. Garcia? I'm returning his phone call.

我能否和Garcia先生通话?我是给他回电话的。

— I have Mr. Lopez on the line for Mr. Stevens. Is Mr. Stevens available to take this call? It's rather urgent.

Lopez女士要找Stevens先生,Stevens先生现在方便接听电话吗?事情有些紧急。

 

5. 结束通话

在融洽的气氛中(pleasant note)结束通话。感谢另一方给予的时间,(如果必要)预约另外的通话时间,并祝愿他有美好的一天。

— Thank you very much for your help.

感谢您的帮助。

— Thank you, have a nice day.

谢谢您,祝您度过快乐的一天。

— Please have Mr. Lopez return my call. Thank you.

请让Lopez先生回电话给我。谢谢您。

 

6. 总结

通话过程能反映个人修养或所在公司的形象。彬彬有礼地表达要求或提供信息,可以请求别人转接电话或转达留言。挂电话之前不要忘记祝福对方。

 

【Words 单词表】

accounting 会计;会计学

billing 账单,开票

certainly 当然,一定地

handle 处理

important 重要

matter 无论,不管

reception 接待,前台

client 客户

hold 持有;保持

interrupt 打断;中断

payment 支付

repeat 重复,反复

 

【Phrases 短语表】

at a later time 以后,后来

dial an extension 拨打分机

hard to say 很难说

have a chance 有机会

hold all calls 不接进所有的电话,应对所有的来电

in regards to 关于,有关

receive payment 收到付款

return a call 回电话

take (sb's) call 接(某人的)电话

Thank you for calling.感谢致电。

call sb. back 回电(某人)

discuss (a/the) matter 讨论(这个/某个)问题

hear so much about sb. 久仰(某人),听说了很多关于(某人)

How can I help you? 我怎样才能帮您?

on a contract basis 以合约的形式

repeat back to sb. 向(某人)重复

right at the moment 正在此刻

talk about 谈及

under contract 依据合同

 

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