商务英语信函的特点(二)

2016-06-06 11:26:26   Tag:

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商务英语信函的特点(二):在商务英语文书中,商务信函是商业交往的开始,写得好坏对交易的成败有直接关系。写好商务书信首先要具备良好的英语基础,还要具备丰富的贸易知识和对商务信函写作基本要求的了解。以下将具体讲述商务英语信函写作的基本特点。

在商务英语文书中,商务信函是商业交往的开始,写得好坏对交易的成败有直接关系。写好商务书信首先要具备良好的英语基础,还要具备丰富的贸易知识和对商务信函写作基本要求的了解。以下将具体讲述商务英语信函写作的基本特点。


1.礼貌(Courtesy)。礼貌是指写信要有礼有节,恰当地运用礼貌用语并不影响行文的简洁,而且有助于赢得读信人的好感;同时,礼貌绝不是客套,是一种真诚的对“收信人的态度”,应尽量避免使用那些过激、轻蔑的语言。此外,对来信及时回复也是一种礼貌的表现。

△客套

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△礼貌

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2.体谅(Consideration)。体谅强调的是要尊重收信人的风俗习惯,遵从国际惯例,多从对方的角度看问题,多替对方着想。写信时应牢记收信人的要求、需要、愿望以及心情,以最佳的方式表达自己的写信内容。

写信用“收信人态度(You—attitude)”而不是“寄信人态度(We—attitude)”。这主要体现在人称代词作主语时,多用“you”代替“We/I”作主语;一般用肯定表达;一般使用“主动语态”而不是“被动语态”,只有在表达否定含义时使用被动语态。


3.完整(Completeness)。完整是指商务信函的结构和内容完整。涉外秘书人员在发信前对全文进行仔细检查是非常必要的。


4.清楚(Clarity)。清楚就是要求写信人语言表达要清楚,无晦涩难懂和模棱两可之处,使收信人一看就知道写信人要表达的意思,不会产生误解。切忌出现以下情况:

(1)避免使用含有不同词义或词义模糊的词语。

例句:As to the steamers sailing from Hong Kong to Shanghai,we have bimonthly direct services.

bimonthly有两层意思,即twice a month(每月两次)和once two month(每两月一次)。所以应改写为如下表达:

◇We have two direct sailings every month from Hong Kong to Shanghai.

我们每月有两班从香港至上海的直航。

◇We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to Shanghai.

我们每半个月有一班从香港到上海的直航。

(2)注意修饰词所在的位置,位置不同,句子含义也不同。

比较下面两个句子:

◇She told her boss only what she had read.

她只把读过的内容告诉了老板。

◇She told only her boss what she had read.

她把读过的内容只告诉了老板。

(3)注意句子结构,认真而恰当地进行分段有助于文章意思的清楚表达。商务信函一般采用一个段落表达一个主题。


5.简洁(Conciseness)。在不影响完整和清楚的情况下,商务书信用最简短的语句来表达是最受人欢迎的。可从以下方面来使表达简洁:

(1)避免累赘冗长的表达。

(2)避免不必要的重复。下面是商务文书写作中经常出现的冗词赘语,斜体字表示完全没有必要,应该去掉。

(3)尽量使用短句和浅显的解释。

①用单词代替短语。

②用短语代替句子。

③用词语代替从句。


6.具体(Concreteness)。商务信函的内容要具体明确,尤其在答复对方或请对方做出答复时。商务信函的具体还指避免使用陈旧、多余的短语,表达时要具体。


7.正确(Correctness)。正确指语法、标点和拼写方面的正确,而且也要求语言标准,陈述得当,数据准确,并要求正确理解贸易术语。正确作为商务信函写作的基本功,是涉外秘书人员要加强的。


以上是商务信函写作的七项特点,因为其英文表达都以c开头,我们常简称为7C原则。7C原则贯穿于商务信函写作的始末,希望涉外秘书人员在写作时细心体会。


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