商务英语信函的特点(一)

2016-06-06 11:11:11   Tag:

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商务英语信函的特点(一):随着国际交往的H益频繁和密切,商务英语文书写作变得日益重要。商务英语文书写作的内容以国际商务活动为基础,涉外秘书人员必须掌握商务英语文书写作的技巧,并能在商务活动中熟练运用。

随着国际交往的H益频繁和密切,商务英语文书写作变得日益重要。商务英语文书写作的内容以国际商务活动为基础,涉外秘书人员必须掌握商务英语文书写作的技巧,并能在商务活动中熟练运用。

国际商务活动是一种国际性的社会交往活动。重视社交礼节是它的重要特点和必须遵循的客观要求,如请外商出席宴会需要缮写请柬。在商务英语写作中,也要“彬彬有礼”,不仅能使双方情感融洽,增加商贸活动成功的机会,而且能显示国家民族的文明水平。因此,每个涉外秘书都要了解商务英语文书的基本知识。在商务英语文书写作中,各类文体都形成了各自约定俗成的格式,其主要特点包括:


1.章法。首先,商务英语文书要借助一些程式化的行文用语,遵循商务活动中形成的程式化结构来布局谋篇,这是其最显著的特征。涉外秘书人员常常只需依照既定的套路在常用的词汇和句式中加以选择即可。其次,商务英语文书在整体布局、文义组织上更是要遵循一些规则。如:一种文书必须遵循某种基本格式,正文结构一般分几部分,每部分按照什么样的先后顺序来写等,都是约定俗成的。与公文写作一样,依循这些程式可以使撰写者更快地掌握每一种文书的写作要点和关键内容,同时也更易于沟通,可使阅读者提高效率。


2.句法。商务英语文书很多是对客观信息的客观描述,所以句型多选择陈述句,较少用祈使句、疑问句,基本不用感叹句。在句式安排上,商务英语文书经常使用完整句(主语、谓语都齐备);有时为了行文简洁,也用一些省略句,但是以不产生歧义为前提。另一方面,这类句子具有较强的使令性和规定性,语气又显得较缓和,没有强制的色彩。


3.词语。首先,在商务英语文书中大量使用书面语和专门术语。书面语的使用使文书显得更正式,不掺杂个人感情色彩。商务英语文书中大量运用缩略语和符号化的语言。如,根据《1990年国际贸易术语通则》(INCOTERMSl990),常使用FOB—Free on Board(船上交货),CFR--Cost and Freight(成本加运费),CIF—Cost Insurance and Freight(成本保险加运费)等缩略用语。

其次,在词类上,商务英语文书多用专有名词和数量词。涉外秘书人员要掌握对专有名词和数量词的使用。

随着时代的发展,现代英语语言也产生了很大的变化。现代商务英语写作在整体风格和用词上更显现出简洁、平易、亲切的特点。以下是几点建议:

(1)简单的词效果好。研究表明,若文章难度稍低于人们的通常理解水平,那么他们理解起来会更快。所以,涉外秘书在英语写作时尽量挑选短小精悍的简单词汇,这样能减少产生误解的可能。

(2)写的每一个词都需言之有物。以下是一些例子:

Example:I understand that you are looking for a new account manager.

Better:I understand you are looking for a new account manager.

that这个词常遭滥用。每次写that的时候,请大声朗读一下句子,以确定是否真的需要用到这个词.很多时候句子里去掉that读起来更顺畅。

(3)强烈的语气词如very,highly,greatly和extremely等会贬低你的专业形象。语气词给人一种夸大其词的感觉,这可能会使读者对你的可信度产生怀疑。

(4)强语气动词创造强有力的表达效果。

(5)动词和习语应该激发你的自信。would,might和could都是弱语气词,不要用这些动词,或以更肯定的will和can来取代它们。

(6)非人称习语如it was suggested,it seems,it appears,we should consider…,we seem to be in favor以及it may be that…给人不可靠的感觉,最好不要出现在商务英语文书中。


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