浅谈商务英语信函写作

2010-08-21 09:42:42   Tag:

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浅谈商务英语信函写作:中国入世以后,英语商业信件在对外贸易中起着越来越重要的作用。“商务英语写作”是我国改革开放以后,随着我国对外经济贸易的发展而出现的一门新兴学科。商务英语信函的目的是建立和维持商业联系、促进贸易合作与保持良好商务关系,其表达效果的好坏直接关系到企业或公司的经济效益。

在国际贸易中,信息的交流是必需的,而信件是信息交流通常采纳的一种形式。即使在人们成功地使用电报、电传之后,信件仍用于确认是否收到了电报、电传。现在,传真、E—mail比信件、电报、电传受到更多人的欢迎,而传真、E—mail通常采纳信件的形式,因此,传真、E-mail也可看成是商业信件的一种变体。从这一意义上来说,信件仍然是现代交际的主要方式。英语,作为一种全世界通用的工作语言,自然也就成为商业信件的主要语言。所以,本文讨论的将是英语商业信件。

着手进行英语信函写作之前的准备工作

1.基本理论

了结相关外贸知识,不但要熟知产品知识以便回答客户询问,增加客户对你的信心,因为双方互不见面相隔千里,所以专有术语的明白理解便起到至关重要的作用。外贸学习的好方法是以单证为中心和关键点,用单证把外贸流程各个步骤“串” 起来。外贸常见名词如发票、装箱单、商检、提单、产地证、汇票、受益人声明、信用证等收集范本,存底备查等等,这样的专有名词不能熟悉了结,就很难在信函中完整无误地表达自己公司的意思。

2.认知语境

从认知语言学角度,语境应该是具有认知性的,因为语言的产生和理解要求人与外界的互动,即认知体验。仅仅依靠传统的语境观点,(即本文语境,上下文,或者说话人与听话人之间的互动)是不足够完全传递信息的。所以要加上人与自身以及人与外界的互动体验。如果交际双方由于熟悉程度和认知水平悬殊而造成互明语境较少,那么,成功的交际要求言语表得出的信息量就会增大。语境控制对会话言语信息的制约模式形同市场经济中的价值规律曲线。商务英语写作自80年代初的确立至今经历了一个由单纯的商务英语实务的教学内容而逐步拓宽到更为广阔的经济贸易领域的发展过程,其教学内容和教学方法日臻完善,业已形成一整套较为科学和完整的教学体系。商务英语写作是以经济生活为反映对象,以语言文字为表达手段,以文章为信息传播的载体,以推动经济发展为其应有目标的社会实践活动。它是经济活动和经济工作的得力助手,是经济工作者及其他有关人员必须掌握的工具和武器。商务英语写作包括询盘与请求、回复函、投诉与索赔、理赔与拒绝函、销售函、邀请函与感谢信、道歉信与祝贺信、通知与通告、备忘录与会议记录、简历、申请函、推荐信、意向书、报告调查问卷和商务文件。商业英语写作的特点,强调简明完整、清楚正确的写作风格和原则。

3.礼貌原则

根据内容的不同,商务信函可以分为咨询、报价、交涉、订购、付敖、索赔等多种类型。无论何种类型,信函在语气上应做到:友善、礼貌、诚恳、委婉、体谅。双方即使出现了分歧,也应摆事实,讲道理,切忌不礼貌的言辞。当然.也不可过分礼貌、客套,给人以矫情、做作之感。除用于正式交易的外贸英语信函外,为达成贸易双方的友谊,商家会特别注意礼貌,因此会大量写作交流情感类信函。对这一类信函,译者翻译的时候,应注意选取适合的词,使用翻译具有‘信、雅、达” 的美感。并且提醒注意的一点是,商人毕竟是商人,他首先考虑的是商品、质量及相关问题与条件,而非客套与人称,汉译时,应突出重点信息,精简繁枝冗叶,以达到强化重点的目的。

针对外贸英语信函所带有的书面语体的语言结构特点,写作时,应该选择相应的书面语。在中文外贸信函中,使用的是介于嫦文与口语之间的半文言文体与之相对应。如‘ 堇上” 用Sincerely yours即可。而针对港台地区保留大量古语的特点,写作时,还应该把开头的‘微启者” 之类词用Dear Sir表达。在传统英语贸易辞令中,大量套语,更应该恰当增减。如:We are pleased to;We have pleasure in?;We acknowledge with thanks?这些套语,产生了诸如We are looking forward with interest to your reply等句式,这里若理解为“我们带着极大的兴趣盼望您的答复。”显然,这种理解拖沓而且生硬,只要稍微套用一下格式,采取婉译方式,译为“盼复”,则简洁明了。类似的情况还有“即复为谢’:Your prompt reply would be greatly appreciated。

商务信函的写作要求

1.准确

就是清楚明白地陈述内容,商务不能产生歧义,不能引起误会。信函涉及到双方的责、权、利等利益关系.而且具有“准公文和类合同”的凭证作用与约束作用,所以必须准确无误,包括内容、格式、语体、语法、措词、标点符号等在内。

2.简洁

就是要简明有力的行文。商务英语信函的目的就是要快速准确地传递商务信息,它本身的时效性决定了它必须简洁明了。如我们想知道你们是否同意我们延期20天交货,如果不同意的话,请电复我们不延期的时间。”不如写成“如同意延期到x月X Et交货,请电复。”

3.典雅

就是要求文词含蓄优美。商务英语信函代表了企业的形象,大方、文雅的形象本身就具有说服力。如‘你们写的信收到了就不如说“惠函收悉,这类的词语还有‘馓希谅察”、“迟复为 ’等,都显示了大方文雅的形象。

结语

商务英语信函是国际商务交际的主要方式,是国际商务交际的生命线。一封措辞得体的商务英语信函可以帮助一个公司建构良好的商业形象,进而促成贸易合作;反之,则会给公司带来消极负面的影响,使商务活动失败。希望这种分析能为正在从事或准备从事国际贸易有关活动的人士提供一些语用指导,使他们能在商贸活动中更好的驾驭自己的语言,较好地进行信息交流,从而成功地完成商业活动。

 

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